Activity Based Working: Zo Richt Je Je Kantoor Optimaal In [2026]
Activity based working (ABW) betekent dat medewerkers geen vaste werkplek hebben, maar kiezen waar ze werken op basis van hun taak. Een belletje plegen? Naar de belcel. Concentratiewerk? Naar de stille zone. Brainstormen? Naar de projecttafel. Het vraagt om een slimme kantoorinrichting met verschillende zones die elk type werk ondersteunen.
De kern van ABW in 30 seconden:
Geen vaste bureaus, wel verschillende werkzones
Gemiddeld 30% minder m² nodig door slimme indeling
Investering: €150-400 per m² voor herinrichting
ROI: terugverdiend binnen 2-3 jaar door lagere huisvestingskosten
Wat is Activity Based Working precies?
Activity based working is een werkconcept waarbij de activiteit bepaalt waar je werkt. In plaats van acht uur aan hetzelfde bureau te zitten, beweeg je door het kantoor naar de plek die het beste past bij wat je op dat moment doet.
Het concept komt uit Australië en Scandinavië en wint sinds 2015 ook in Nederland terrein. Grote bedrijven als ING, Rabobank en Philips werkten al om naar ABW. Nu volgen ook MKB-bedrijven, mede door de hybride werktrend na corona. Het vraagt om een andere aanpak van flexwerkplekken inrichten dan een traditioneel kantoor.
ABW is niet hetzelfde als:
Flexplekken (dat is alleen geen vaste plek, zonder verschillende zones)
Hot desking (dat is puur bureaus delen)
Thuiswerken (ABW gaat over het kantoor zelf)
De 6 zones van een ABW-kantoor
Een goed ABW-kantoor heeft minimaal deze zes werkzones:
1. Concentratiezone (stille werkplekken)
Voor taken die diepe focus vragen: rapporten schrijven, analyseren, programmeren.
Kenmerken:
Maximale stilte (40 dB of lager)
Individuele werkplekken met schermen
Geen telefoongebruik toegestaan
Akoestische panelen en vloerbedekking
Vuistregel: Reserveer 20-25% van je kantooroppervlak voor concentratiewerk.
2. Samenwerkingszone (projecttafels)
Voor teamoverleg, brainstorms en gezamenlijke projecten. Het inrichten van goede vergaderruimtes is hierbij essentieel.
Kenmerken:
Grote tafels voor 4-8 personen
Whiteboards en flipovers
Goede kantoorverlichting (500 lux minimaal)
Iets hogere geluidstolerantie
Vuistregel: 15-20% van je oppervlak, afhankelijk van hoeveel projectmatig werk je doet.
3. Communicatiezone (bellen en videocalls)
Essentieel in tijden van hybride werken met veel online meetings.
Kenmerken:
Afgesloten belcellen (phone booths) voor 1-2 personen
Kleine vergaderruimtes voor videocalls
Goede akoestische isolatie
Beeldscherm en camera op ooghoogte
Vuistregel: 1 belcel per 8-10 medewerkers, minimaal 2 video-ruimtes per verdieping.
4. Ontmoetingszone (informeel)
Waar spontane gesprekken en kennisdeling plaatsvinden.
Kenmerken:
Loungebanken en zithoeken
Koffiecorner of pantry
Staantafels voor korte overleggen
Planten en warme materialen
Vuistregel: 10-15% van je oppervlak. Onderschat dit niet: hier ontstaan de beste ideeën.
5. Focuszone (individueel werk, niet stil)
Voor regulier bureauwerk waarbij enige achtergrondgeluiden acceptabel zijn.
Kenmerken:
Standaard werkplekken, ergonomisch ingericht
Zit-sta bureaus
Dubbele monitoren beschikbaar
Normale kantoorgeluiden toegestaan
Vuistregel: 25-30% van je oppervlak, de grootste zone.
6. Regeneratiezone (pauze en ontspanning)
Voor echte pauzes, even opladen, informeel contact.
Kenmerken:
Comfortabele zitmeubels
Geen werkgerelateerde prikkels
Eventueel spelletjes, lectuur
Bij voorkeur daglicht en uitzicht
Vuistregel: 5-10% van je oppervlak. Kleine investering, grote impact op welzijn.
Hoeveel werkplekken heb je nodig bij ABW?
Bij ABW heb je niet voor iedere medewerker een bureau nodig. De bezettingsgraad bepaalt hoeveel plekken je daadwerkelijk nodig hebt.
Formule: Aantal medewerkers × verwachte aanwezigheid × 1,1 (buffer) = benodigde werkplekken
Bij 50 medewerkers waarvan gemiddeld 60% aanwezig is: 50 × 0,6 × 1,1 = 33 werkplekken
Dit betekent concreet: je kunt met dezelfde ruimte meer medewerkers faciliteren, óf verhuizen naar een kleiner (goedkoper) pand. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw situatie? Bekijk onze flexwerkplek oplossingen.
Wat kost een ABW-kantoorinrichting?
De investering voor het ombouwen naar een ABW-kantoor varieert sterk, afhankelijk van de huidige staat en je ambities. Bekijk ook ons complete overzicht van kantoorinrichting kosten.
Voorbeeld kantoor 400 m²:
Basisherinrichting: €20.000-40.000
Gemiddelde verbouwing: €60.000-100.000
Complete transformatie: €120.000-200.000
Terugverdientijd:
De investering verdien je terug door:
Minder m² nodig (huur/eigendomskosten)
Hogere productiviteit (geschat 10-15%)
Lager ziekteverzuim (betere werkomgeving)
Hogere medewerkerstevredenheid (minder verloop)
Bij een gemiddeld kantoor is de terugverdientijd 2-4 jaar, afhankelijk van je huisvestingskosten en de omvang van de aanpassingen. Combineer je de herinrichting met verduurzaming, dan kun je mogelijk ISDE-subsidie aanvragen.
7 valkuilen bij Activity Based Working
1. Te weinig concentratieplekken
De meest gemaakte fout. Medewerkers klagen over geluidsoverlast en kunnen nergens focussen. Reserveer minimaal 20% voor stille zones.
2. Geen duidelijke spelregels
ABW werkt alleen met heldere afspraken. Mag je bellen in de focuszone? Hoe lang mag je een plek bezetten? Leg dit vast en communiceer het.
3. Onvoldoende lockers en opbergruimte
Zonder vaste plek moet je je spullen ergens kwijt kunnen. Reken op 1 locker per medewerker, plus voldoende gedeelde opbergruimte. Overweeg maatwerk kasten voor optimale opbergoplossingen.
4. Slechte akoestiek
Open kantoren zonder akoestische maatregelen worden een ramp. Investeer in akoestische oplossingen zoals plafondpanelen, vloerbedekking en scheidingswanden.
5. Vergeten van de techniek
Elke werkplek moet toegang hebben tot stroom, eventueel monitors, en goed wifi. Draadloos werken moet vlekkeloos functioneren.
6. Management houdt vaste plekken
Als leidinggevenden wel een eigen kantoor behouden, ondermijnt dat het hele concept. ABW werkt alleen als iedereen meedoet.
7. Geen evaluatie en bijsturing
Meet na 3 en 6 maanden de bezetting per zone. Zitten de concentratieplekken altijd vol? Bouw er meer. Staat de lounge leeg? Maak er werkplekken van.
Stappenplan: ABW implementeren
Stap 1: Nulmeting (2-4 weken)
Meet de huidige situatie: hoeveel mensen zijn dagelijks aanwezig? Welke werkzaamheden voeren ze uit? Waar klagen ze over?
Stap 2: Visie en concept (2-4 weken)
Bepaal samen met medewerkers hoe jullie willen werken. Hoeveel thuiswerken? Welke zones zijn essentieel? Wat is het budget?
Stap 3: Ontwerp (4-6 weken)
Vertaal de visie naar een concreet indelingsplan. Laat dit doen door een specialist die ervaring heeft met ABW-kantoren en de juiste werkplekken kan adviseren.
Stap 4: Uitvoering (4-12 weken)
De daadwerkelijke verbouwing en inrichting. Plan dit slim: in fases of tijdens een vakantieperiode om overlast te beperken. Bekijk of je een omgevingsvergunning nodig hebt.
Stap 5: Introductie en training (1-2 weken)
Leg medewerkers uit hoe ABW werkt. Geef rondleidingen, deel de spelregels, en wijs ambassadeurs aan die vragen beantwoorden.
Stap 6: Evaluatie (doorlopend)
Monitor de bezetting, verzamel feedback, en stuur bij waar nodig. ABW is geen eindpunt maar een doorlopend proces.
Is ABW geschikt voor jouw organisatie?
Activity based working past goed bij organisaties waar:
Medewerkers verschillende soorten taken hebben (niet alleen belwerk óf alleen concentratiewerk)
Er al enige mate van hybride werken is
De cultuur open staat voor verandering
Leidinggevenden het goede voorbeeld willen geven
ABW past minder goed bij:
Organisaties met veel vertrouwelijke gesprekken (advocatuur, medisch)
Teams die continu fysiek moeten samenwerken (operations, productie)
Zeer hiërarchische culturen waar verandering traag gaat
Kleine kantoren onder 200 m² (te weinig ruimte voor verschillende zones)
Aan de slag met Activity Based Working
Een succesvolle ABW-implementatie vraagt om meer dan alleen bureaus verplaatsen. Het gaat om akoestiek, techniek, meubilair, en verandermanagement tegelijk.
Bij Beheer & Service Nederland verzorgen we complete kantoorinrichting van ontwerp tot oplevering. We richten ergonomische werkplekken in, zorgen voor goede akoestische oplossingen, creëren inspirerende vergaderruimtes en installeren de juiste verlichting. En na oplevering kunnen we ook het onderhoud en de schoonmaak verzorgen. Eén aanspreekpunt voor je complete kantoorproject.
Direct weten wat mogelijk is? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek of vraag een offerte aan.
Veelgestelde vragen over Activity Based Working
Wat als medewerkers toch een vaste plek willen? Dit is de grootste weerstand. Betrek medewerkers vroeg bij het proces, leg de voordelen uit, en zorg voor voldoende variatie in werkplekken. Na 2-3 maanden wennen de meeste mensen.
Hoe voorkom je dat populaire plekken altijd bezet zijn? Met een reserveringssysteem voor vergaderruimtes en belcellen. Voor reguliere werkplekken geldt meestal: wie het eerst komt, het eerst maalt. Monitor de bezetting en bouw populaire zones uit.
Moet ik een clean desk policy invoeren? Ja, dat hoort bij ABW. Je kunt geen plek innemen die vol ligt met andermans spullen. Zorg voor voldoende lockers en communiceer de regels helder.
Kan ABW ook in een monumentaal pand? Ja, maar het vraagt meer creativiteit. Draagmuren kun je niet verplaatsen, maar met slim meubilair en akoestische oplossingen kom je een heel eind. We hebben ervaring met monumenten in Amsterdam en omgeving.
Kan ik ABW combineren met verduurzaming? Absoluut. Veel bedrijven pakken de herinrichting aan om tegelijk te verduurzamen. Denk aan LED-verlichting, betere isolatie en slimme klimaatregeling. Bekijk de subsidie mogelijkheden.